Günümüzün hızlı değişen ve dinamik ekonomisinde, maalesef ki pek çok işletmede Bilgi Teknolojileri kapsamında yer alan projeler ağırlıklı olarak ya tamamen başarısızlık ile ya da eksik bir şekilde sonuçlanmaktadır. Bunun en büyük nedeni de yetersiz bilgiye ve yorumlama hatasına dayalı yanlış seçimlerden kaynaklıdır.

Teknoloji öyle bir noktaya ulaştı ki tek bir tuşla dahi sonsuz bilgi kaynaklarına erişebilmektesiniz. Ancak, bu sonsuz kaynakları yorumlamak ve doğru adımları atabilmek ise ayrı bir yetenek gerektirir.

Bilgi Teknolojilerinde, mevcut bu bilgileri analiz etmek ve yorumlamak içinde pek çok yöntem geliştirilmiştir. Bu yöntemler içerisinde; rütbelendirme, puanlama, risk analizi ve fayda-maliyet analizleri gibi sayısız yöntemler mevcut olup hemen hemen hepsine internet aracılığı ile ulaşabilirsiniz.

Uygun olan yöntem işletmeniz için seçilmeli ve uygulanmalıdır. Ancak, bunların ciddi zaman gerektirdiğini ve öncesinde ise sizin yapmanız gereken daha önemli adımlar olduğunu bilmelisiniz.

İşte, burada teknik bazı terimleri/analizleri tekrarlamaktansa “ki her yerde zaten var” konulara daha farklı bir bakış açısı ile yaklaşıp aşağıda ele almaya çalışacağım:

İşletmeniz için bir yazılım(çözüm) seçmek ayrı bir iş ve seçilen bu yazılımı(çözümü) işletmenize en doğru şekilde yapılandırmak ve aktif/verimli bir şekilde kullanıma sunmak ise tamamen ayrı bir sorumluluk sürecidir. Bilgi Teknolojileri alanında meydana gelen hızlı gelişmeler, beraberinde sayısız alternatiflerde sunmakta ve bu süreci daha da karmaşık hale getirmektedir. Ancak; seçenekler ne kadar çok olursa olsun, siz ilk aşamada resmin (iletişimde olduğunuz tüm çevresel faktörler ile birlikte…) bütününü işletmeniz için net bir şekilde görebiliyor ve devamında da bu resmi küçük parçalara ayırabiliyorsanız eğer, inanın bu süreci çok daha hızlı, kolay ve makul bir bütçede tamamlayabilirsiniz.

Dolayısı ile bu sürece başlamadan önce, öncelikli olarak işletmenizin gerçekten böyle bir çözüme ihtiyacı olup olmadığının tespit edilmesi gerekir. İhtiyaç ile birlikte işlemenizin gerçektenböyle bir sürece hazır mı diye de sorgulanması gerekir. Unutulmamalıdır ki hiçbir yazılım kusursuz olmadığı gibi lamdaki cin’de değildir. Parmağınızı şıklattığınız anda her şeyi ondan alamazsınız. Sonuç itibari ile dayandığı nokta İNSAN’dır. İşletmeniz çalışanlarının seviyesi ve uyumları seçilecek olan çözümün başarısında kritik öneme sahiptir ki en buna kültürel uyumdiyorum.

Örnek : Yazılımı seçtiniz, danışmanlık uzmanına/firmasına karar verdiniz ve başladınız. Eğer, çalışanlarınızdan buna uyum sağlayabilecek/kullanabilecek kişiler yoksa yada eksikse, ya bazı çalışanlarınızı işten çıkarmak ve/veya yeni birilerini işe almak zorunda kalabilirsiniz. Ayrıca, bu projeyi yönetecek birine ihtiyacınız vardır ki bu eğer varsa IT’den biri veya yetenekli çalışanlarınızdan biri olabilir. Her iki durumda da eğer sorun varsa, bu durumda dışarıdan bir proje yöneticisi ile çalışmanız gerekebilir.

Seçim aşamasında bir diğer önemli nokta ise işletmenizin faaliyet alanıdır. Ayrıca; yerel olup olmadığınız, hem yerel hem global çalışıyorsanız hangi ülkeler ile çalıştığınız ve ileride çalışmayı düşündüğünüz diğer olası ülkelerde dahildir. Bu neden önemlidir? İşletmeniz için seçeceğiniz yazılım sadece sizin işletmenizde kullanılacak gibi düşünmeyin, aynı zamanda yukarıda bahsettiğim iletişimde olduğunuz işletmelerin (alıcılar, tedarikçiler gibi…) yapısı ve kullandıkları yazılımlar ile de mutlak surette sağlıklı iletişim içerisinde olması gerekir.

Örnek : Seçtiğiniz yazılım bir Türk (Elbette yabancı bir yazılım içinde aynı durum geçerlidir) yazılımı olsun ve üretiminizinde hem Türkiye içinde hem de Türkiye dışında proje bazlı ortak/birleşik üretim yaptığınızı düşünün..!! Bu durumda, o firmalardaki kullanılan sistemleri incelemeden, sizin yazılımınızla olası entegre çalışma yeteneklerini bilmeden kendinize göre bir seçim yapmanız kesinlikle çok yanlış olacaktır. Bununla birlikte, bu tarzda çalışan firmaların çoğu kendilerinin baz aldığı bir sistemi tercih etme zorunluluğuda getirmiş olabilirler ki bu çok sık rastlanan bir durumdur.

Bir diğer önemli etken ise hizmet alacağınız danışmanlık uzmanının ve/veya firmasının tecrübe ve yetkinlik seviyesidir. Pek çok işletme, öncelikli olarak yazılıma karar vermekte sonrasında ise danışmanlık firmasını seçmektedir. Bu, büyük bir hatadır. Yazılım istediği kadar iyi seviyede ve popüler olsun, eğer ki sizin sektörünüzde başarılı bir uygulaması ve ilgilidanışmanlık firmasının da buna paralel olarak yeteri kadar tecrübesi yok ise sonuç mutlaka hüsranla bitecektir, en iyi ihtimalle ayırdığınız bütçeyi ciddi derecede aşmış olur ve proje çok gecikmiş olur.

Örnek : Yazılımı seçtiniz, danışmanlık firması içinde karar verdiniz ve uygulamaya başladınız. İlgili danışmanlar size gelmeye başladı ama bir türlü ortak dil oluşturamadınız. Bunun sebeplerinden bir tanesine yukarıda örnek vermiştim, kurum kültürünüz ve çalışanlarınızın uyumu diye.

Bunun karşı tarafında da danışmanlık firması adına çalışanların uyumu/bilgisi/tecrübesi önem kazanır. Çok bilgili ve harika programcılar/mühendisler olabilir. Ancak, bildiklerini size doğru aktaramıyor ve köprü oluşturamıyorlarsa eğer, defalarca değişiklik yaparsınız ama bir adım dahi ileriye gidemezsiniz. Dolayısı ile sözleşme aşamasında size hizmet verecek olan danışmanların şu ana kadar yapmış oldukları proje deneyimlerini ve sonuçlarını mutlaka yazılı olarak istemeli ve incelemelisiniz. Bunların hepsi tam olsa dahi sosyal olmayan ve empati kuramayan bir danışman sizin için yine sorun olacaktır.

İşletmeniz için seçeceğiniz yazılımda önemle aranması gereken bir özellik daha vardır ki bu da referanslardır. Piyasada yerel yada global pek çok yazılım var, her gün yeni bir yazılımda ortaya çıkıyor. Dolayısı ile seçecek olduğunuz yazılım için referanslar sizin için kritik derecede önem kazanmaktadır. Mutlak surette, kendi sektörünüz ile ilgili olmak kaydı ile en az 3 ve sektör dışından da yine en az 3 referansı ilgili firmadan talep ederek, bu referanslara birebir giderek yerinde incelemeniz büyük önem arz etmektedir. Özellikle dikkat edilecek noktalar; projenin başlama-bitiş tarihleri ve bu tarihlerden ne kadar sapmanın olup olmadığı, proje bitiş tarihinden sonra ne kadardır aktif kullanıldığı ve herhangi bir sorunla karşılaştıklarında projeyi yapan firmanın yaklaşımı, sorunlara hangi sürede ve nasıl çözümler getirdiğidir.

Örnek : Proje devam ederken bir sorun ile karşılaştınız, bunu firmaya ilettiniz ve size çeşitli nedenler ile geri dönerek hala çözüm bulamıyorlarsa ortada ciddi bir sorun var demektir. Veya geri döndüler ve dediler ki “bu sözleşme kapsamında değil ve ek ödeme gerekiyor yapabilmemiz için”, yine büyük bir sorun var demektir. Şunu unutmayınız: Bir projede asıl maliyet unsuru, danışmanlık/hizmet bedelleri oluşturur. Dolayısı ile sözleşmenizi yaparken kapsam dahili-harici adımların mümkün mertebe detaylı yer almasını sağlayınız.

Elbette, baştan her şeyin öngörülmesi de mümkün değildir. Dolayısı ile yazılım bütçenizi planlarken olası ek zorunlu bütçe sapmalarını da hesaba mutlaka katmalısınız.

Not: Yukarıda da bahsettiğim üzere “Unutulmamalıdır ki hiçbir yazılım kusursuz olmadığı gibi lamdaki cin’de değildir” sözünden yola çıkarak, size göre normal ancak hiçbir yazılımın yada danışmanlık firmasının yapamayacağı işleride istememeniz gerekir.  Herşey bir mantık ve imkan sınırları içinde olabilir.

Evet…Yukarıdaki genel açıklamalar ile birlikte aşağıda olması gereken kriterleri birer soru şeklinde özetleyeceğim sizlere:

•   İşletmeniz böyle bir sürece hazır mı?
•   İşletmeniz kurum kültürü itibari ile böyle farklı bir yapılanmaya uygun mu?
•   İşletme faaliyet alanınız ve ileriye yönelik vizyonunuz uzun vadeli olarak tanımlı mı?
•   İşletmeniz ile birlikte iletişimde olduğunuz tüm yapılar net olarak tanımlandı mı?
•   Proje yöneticiniz hazır mı?
•   Üst yönetim olarak bu projeye desteğiniz tam mıdır?
•   Danışmanlık firmanızın pazardaki durumu ve şu ana kadar yaptığı çalışmalar incelendi mi?
•   Yazılım ve danışmanlık aynı şirketten mi alınıyor? Ya da ikisi farklı mı olacak?
•   Yazılımın pazardaki durumu, başarısı ve gelişme süreci nasıldır?
•   Yazılım başka bir firma tarafından üretiliyorsa, üreticinin pazardaki durumu nedir?
•   Yazılımın sizin sektörünüzde başarılı uygulaması mevcut mu?
•   Yazılımın kullanılacağı işletim sistemi nedir? Değişiklik gerekecek mi ve maliyeti nedir?
•   Donanım alt yapınızda bir değişikliğe neden olacak mı ve maliyeti nedir?
•   Yeniden yada ek lisanslama maliyetleri tüm sistemler için net olarak tanımlanmış durumda mı?
•   Yazılıma ait sonraki dönem/yıllar için bakım maliyetleri açıkça belirtilmiş mi?
•   Eğitim süreci için ek bir maliyet söz konusu mu?
•   Yazılıma ait kullanılacak veritabanı hangisidir/alternatifi var mıdır?
•   Modüler bir yapıya mı sahiptir?
•   Esnek midir?
•   Güvenli midir?
•   Diğer sistemler ile uyumlu çalışabilmesi için entegrasyon kabiliyeti yeterli midir?
•   Kullanıcıya kullanım kolaylığı ve kişiselleştirebilme özelliği sunabiliyor mu?
•   Çoklu dil desteği sizin istediğiniz dilleri kapsıyor mu?
•   Kullanıcı hatasını en aza indirmek için erken uyarı ve yönlendirme sistemi mevcut mu?
•   Yerel mevzuata tam olarak uyumlu mu?
•   Mevzuat değişikliklerinde kolay ve hızlı adapte olabiliyor mu?
•   AB kapsamında yer alan değişiklikleri barındırıyor mu/kolay adapte olabiliyor mu?
•   WEB tabanlı mı ve hangi teknolojileri destekliyor/destekleyecek?
•   Kuruma ve/veya sektöre özel iş süreçleri tasarlamak ve uygulamak mümkün mü?
•   Benzer sektörlerdeki kurulum süreleri nedir?
•   Yazılım her açıdan kararlı bir yapıya sahip mi?
•   Uzaktan erişim ve destek seçenekleri mevcut mu?

Elbette sorular daha fazla ve detaylı olabilir ancak ilk aşamada bunlara cevap verebiliyor olmak, doğru adımları atmak için yeterli olacaktır.

Başarılı çalışmalar dilerim…